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对外贸易经济合作部


关于印发《对外贸易经济合作部驻各地特派员办事处档案管理工作办法》的通知
1996年11月4日，对外贸易经济合作部

各特派员办事处：
现将《对外贸易经济合作部驻各地特派员办事处档案管理工作办法》印发给你们，请遵照执行。请各特办结合本单位实际情况制定档案管理制度，并于年底前报办公厅（档案处）。

附 件：对外贸易经济合作部驻各地特派员办事处档案管理工作办法

第一章 总 则
第一条 对外贸易经济合作部驻各地特派员办事处（以下简称特办）是对外贸易经济合作部的派出机构。特办在工作中形成的档案是外经贸部全部档案的重要组成部分。为做好特办档案的管理工作，根据《档案法》、《档案法实施办法》及我部档案管理的规定，并结合特办的工作特点，特制定本办法。

第二章 特办档案工作人员的配备和档案的管理
第二条 特办须有一名特派员主管档案工作。同时，配备专职或兼职工作人员负责档案管理工作。
第三条 专（兼）职档案工作人员在调动、轮换前，特办须另行指派其他工作人员负责此项工作。档案人员须办理好一切交接手续。
第四条 特办的全部档案应集中统一管理。个人不得私自保存应当归档的文件和材料。
第五条 特办应根据保存档案资料的数量，配备必要的档案装具，并根据需要设专用档案库房。档案的保管应做到“八防”，即：防盗、防火、防光、防尘、防潮、防虫、防鼠、防高温。

第三章 特办文件材料归档范围
第六条 凡是反映特办职能工作活动，具有一定查考利用价值的文件材料均属归档范围。
第七条 中共中央、国务院发布的有关重大方针政策及特办所在地区需要执行的有关法规性文件。
第八条 国务院、外经贸部关于特办的机构设置、干部任免、人员调配及历年的人员编制情况、花名册等文件。
第九条 上级颁发属于特办主要业务范围并要贯彻执行的文件等。
第十条 特办的请示和上级机关的批复，所联系的省、自治区、直辖市和计划单列市的呈文与特办的复文等。
第十一条 特办在工作活动中形成的计划，总结，报告，房屋契约、合同、基建图纸等。
第十二条 进出口许可证及对进出口商品的协调资料、方案及解决问题的裁决资料等。
第十三条 贯彻执行外经贸工作有关方针政策的情况汇报、调研资料、情况反映、简报及向外经贸部呈报的建议等。

第四章 特办文件材料不归档范围
第十四条 无查考、利用价值的事务性、临时性的文件、电报；与特办业务无关且不需要执行的文件；失去现行效用且无保存价值的文件；重份文件。

第五章 立卷程序
第十五条 立卷原则。按照文件所形成的客观规律和特点，保持文件之间的历史联系，区分不同保存价值，便于保管和提供利用。
第十六条 在文件收集齐全的基础上，将文件按时间、机构（文件的产生和承办部门）、问题、地区，分类立卷。
第十七条 中共中央、国务院发文，应按文号顺序发别组合立卷。
第十八条 外经贸部及有关单位来文应视情况按问题或来文机关分别组卷。特办召开的有关省、自治区、直辖市和计划单列市对外经贸部门联系会议文件，对外经济贸易调研资料，处理重大案件等文件，一般按问题组合，一事一卷或一事数卷。同一问题的请示、批复、转发件等，应组合在一起。
第十九条 当年办完的文件归在当年。跨年度的文件放在结案年度；几年不能结案的文件，可视情况分阶段归档；对外经济贸易管理的规章制度性文件放在公布或批准的年度；计划、总结、报表放在文件内容针对的年度或最后年度。
第二十条 卷内文件排列：一般批示、批复在前，请示、报告在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件形成时间顺序排列。
第二十一条 卷内应编写页号（空白页不编号），编号采用阿拉伯数字从“1”开始顺序标注，页号位置在每面材料正面的右上角、背面的左上角。短小便条和装订线上有批改文字的须加贴边。
第二十二条 填写卷内文件目录和卷内备考表。按照格式中的要求逐项填写，卷内文件目录一式两份，一份装在卷内，一份单独装订保管。卷内文件必须除去所有金属物，用线装订。
第二十三条 案卷标题简明确切地反映卷内文件的主要内容，一般应由作者、问题、文种等特征组成。案卷封面用钢笔书写，字迹要工整。
第二十四条 案卷排列根据组织机构、业务分工和案卷的保管期限，按长期、短期的次序排列。每一年的案卷编一个顺序号。填写案卷目录，一式两份。

第六章 保管期限的划分
第二十五条 根据特办档案的使用价值和历史价值，保管期限划分为长期、短期两种（长期为16—50年，短期为15年以下）。
第二十六条 凡是反映对外经济贸易方针、政策、法规性的文件材料及反映特办的主要职能活动和基本历史面貌的文件材料（外经贸部法规性文件及特办机构设置，干部任免，人员调配，启用印信，工作计划、总结、简报，房屋契约、合同、基建图纸等）应列为长期保管。
第二十七条 凡是涉及特办职能活动的，日常工作活动中所形成的一般性文件材料（特办重要会议、大事记、出口商品经营分工问题文件、较大的协调方案、一般的协调文件、与外经贸部各司局、各总公司及其它部门的一般业务来往文书等）应列为短期保管。

第七章 进出口许可证档案管理
第二十八条 进出口许可证档案管理按照外经贸部《进出口许可证发证机关发证工作规范》（〔1996〕外经贸管发第164号）文件规定执行。

第八章 档案的利用与销毁
第二十九条 特办内部应有档案借阅制度，原则是方便利用，不得丢失，借阅要有登记。
第三十条 根据档案保管期限，定期对档案进行鉴定，对应销毁的档案及时进行处理。
第三十一条 对不归档的文件和应销毁的档案要登记造册，经主管领导批准签字后，由二人监销。

第九章 档案的移交
第三十二条 特办长期保存的档案，在本特办保存满20年后，须向办公厅档案处移交。
第三十三条 特办撤销或合并时应对全部档案进行认真清理，并向办公厅档案处移交。

第十章 附 则
第三十四条 本办法自1996年12月1日起实行。1989年4月制定的《对外经济贸易部特派员办事处档案管理试行办法》同时废止。
第三十五条 各特办应依据本办法制定相应的规章制度。
第三十六条 本办法由办公厅负责解释。


公证处该如何协调经济利益和社会利益之间的关系


公证是国家公证机关依法证明法律行为、有法律意义的文书和事实的真实性、合法性，以保护公共财产，保护公民身份上、财产上的权利和合法利益的司法证明制度，在市场经济条件下有着极为重要的作用和广泛的服务领域。目前，全国大部分公证处已经转制为自收自支的事业单位，公证体制改革是适应我国加入世贸组织后法律服务业面临的新形势的需要，是司法改革的需要，更是公证事业自身发展的需要，但体制的改革和创新并不能彻底解决公证事业发展面临的所有问题。从行政体制脱离出来后，各个公证处面临的最大问题便是如何生存和发展的问题，也就是公证处的经济利益问题，同时社会效益是在追求经济效益过程中不可偏离的出发点和基础，片面追求经济利益而忽视社会效益必将使公证的公信力受损，破坏公证队伍的良好社会形象，最终必然会影响公证的经济效益。湖北彩票案、西安宝马案等都对公证的公信力造成了极大的伤害。所以公证处如何取得社会效益和经济效益双赢的效果，是各个公证处面临的最大问题。下面笔者试从片面追求经济效益给公证行业带来的损害、追求社会效益面临的难题和公证处该如何达到经济效益和社会效益双赢谈些粗浅的看法。
一、 片面追求经济利益带给公证业的损害。
目前，公证市场化存在是一个不争的事实，导致很多公证处和公证员在利益的驱使下，只是一味的追求经济利益，寻求收入最大化，利益最大化，违规操作或者虚假操作。主要体现在以下几点，一是有的公证部门以创收为单一目的，在内部分配机制上，实行的是业务量与公证员收入挂勾的唯一分配方式；在部门设置上，缺少监督机制和监管部门，甚至有的公证处也不设业务研讨部门或者形同虚设，只是多设办证点或者滥设办证点，单纯追求经济利益；在管理上，放任无资质人员从事公证业务，降低公证员门槛。正是在经济利益的驱动下，一些公证员玩起了“猫腻”：只要能收到公证费，可以随意简化程序，对当事人要求的公证事项不认真审查，出现错证；有些公证员甚至可以无原则满足当事人无理甚至违法要求，出现假证；还有的公证处之间压价抢揽证源，想方设法提高业务量，提高业务收入；更有甚者，少数人心术不正之人利用手中的公证权，开展“寻租”活动，如拉关系、走后门、收回扣，滋生公证腐败。凡此种种问题，无一不与公证市场化有着密不可分的关系。
公证是一个凭信用来支撑的行业，且背靠的是国家信用资源，具有一定的的公权性质，“真实性”和“合法性”是其应该坚守的职业道德底线。然而，公证一旦坐上了经济利益的大腿，甚至联姻，行业的价值观就会异化，公证就会偏离公正，公证“失真”，公证员“失口”也就再所难免。沸沸扬扬的西安宝马彩票案中，公证员的失守就令人深思。如果公证市场化、单纯追求利益最大化一旦演变成行业“潜规则”，那么，公证就会彻底失去“贞洁”，就会彻底丧失他的社会公信力，公证行业也就真正成了无源之水，无本之木。因此，公证市场化是透支信用的短期行为，最大受害者不是别人，正是公证行业本身。
所以说，片面追求经济利益给公证业带来的损失是无法估量的。
二、追求社会效益面临的难题
追求社会效益是公证行业发展的目标之一，公证工作作为上层建筑的重要组成部分，必须把人民利益放在首位，社会效益的最佳化就是公证工作的根本利益所在。因为只有社会对于公证业的认可，赞同，才会有更多的人了解公证、理解公证，进一步增强公证业的公信力，但目前公证业在追求社会利益的问题上确实存在一些障碍，首先，社会对公证业的认知不够，公证业是服务业，在推进司法改革的过程中，进一步发挥公证中介组织的作用，进一步发挥公证的服务、监督、沟通、公正的作用，充分发挥公证的证据作用，落实公证的强制执行效力是十分重要的。但目前有些地方的司法机关对公证书的认可程度十分有限，甚至有的法官连公证书都不看，直接依据自己的判断和想法断案，给公证业的发展带来一定的影响。
其次，公证业被定位为市场中介组织后，迈出了铁饭碗的队伍，但相应的法律规范不够健全和规范，致使很多地方特别是中小城市的公证处和公证员的生存问题出现了危机，在生存压力面前，很多公证员也无暇顾及公证业的社会效益了。
三、公证处该如何才能达到经济效益和社会效益双赢
品牌的价值是无形的，是综合素质、综合实力的体现。强势品牌带来可观的市场份额，从而产生良好的社会效益与经济效益。打造自身品牌，以品牌效应赢取市场，已为越来越多褪去行政色彩的公证机构所认识。唯其如此，才能在激烈的市场竞争中处于不败之地。以信用为本，不断提高公证的公信力,才是公证行业的发展方向。一个行业的信用，是靠长期积淀形成的，预示着其前途和未来。公证的信用代表着国家的信用，是信用的最高形式之一。公证要发挥在国家信用体系中的作用，必须首先加强自身的诚信建设，进一步提高自身信用，把公证行业建设成一个对社会、对群众负责任的行业，一个社会和群众信得过的行业。笔者认为要想取得达到经济效益和社会效益双赢的效果，必须要加强以下几方面。
（一）加强公证宣传力度，努力开拓服务领域
　　加强宣传力度，拓展新的服务领域，是公证行业经济效益和社会效益双赢的一个重要途径。为了开拓公证服务领域，要利用各种宣传形式和有效的手段宣传公证职能作用，并通过为政府、公民、法人和社会经济组织提供优质、高效的公证法律服务，促进宁夏的经济建设和社会稳定。比如办好强制执行公证，为减少金融风险多作贡献。通过努力宣传和积极工作，让更多的金融系统各部门对公证的作用有更多的了解，因而对公证工作给予较大支持，这是我们做好工作的基础。二是为国有企业改制提供公证服务，为政府调控宏观经济当好参谋。国有企业改制的实质，是各方利益的重新调整，其目标是建立起符合国际惯例的现代企业制度。改制将通过大量的法律行为来完成，从而形成新的经济关系，市场关系，社会关系和生活关系。这些都需要用法律来调整、规范和确认。以维护社会主义法制，预防纠纷，减少诉讼为己任的公证机构，是市场经济的中介组织，具有服务、沟通、监督、证明的职能。公证所持有的职能，独特的作用和效力，必将引起政府决策人，改制中的利益相关人的重视。我们应积极主动地通过司法行政机关向党委、政府汇报，提出设想、要求、建议，从总体上取得通行证，介入“改制”工作。
　　在企业改制中，公证宣传的重点对象是各级党和政府的领导人，决策的负责人，改制中的利益当事人。通过宣传，使他们明白公证可以积极引导法人、公民、财团、公司正确行使权利，履行义务，规范当事人行为，可以起到预防纠纷，减少诉讼，制止不法经营，保护国有资产不流失的作用，维护国家及投资者的正当合法权益。
　（二）要尽快建立起公证信用体系，健全公证责任制度，明确公证处和公证人员的责任。继续坚持质量至上，社会效益优先。任何时候，公证事业的发展都不能以牺牲公证质量和行业信誉为代价。对那些不顾公证职责，不讲公证道德，严重损害公证质量和信誉的公证处和公证人员，要清除出队伍，追究相应的行政责任和民事责任，触犯刑律的，还要追究刑事责任。当然，作为保障社会公正得以实现的重要机构，适当的政策性收费是必要的。但以创收、追求利益最大化为导向的工作价值观则是公正行业的大忌。真正公证行业“公正”与“正义”的价值观弘扬光大。
（三）制定相关的制度规章，加大行政处罚力度。制止不正当竞争不仅取决于人的道德素质，而且需依赖于法律和机制的建设。形成一套激励惩戒的机制，使违纪者承担其成本，是制止不正当竞争的根本措施。用规范来引导和道德教化是一个极其漫长的过程，因为支配人的行为方式的根本准则是利益而不是道德原则，而利益问题的根本解决从来不听命于道德说教，而是听命于强制规范。因此，必须尽快制定反不正当竞争的相关规定，加大行政处罚力度。
在新的世纪，公证事业面临着大好的发展形势，对此我们应该充满信心，增强使命感和紧迫感，在全体公证人员的努力下，努力把公证事业的改革和发展的继续推向前进。取得经济效益和社会效益双赢的效果。

北京市东方公证处（原 北京市东城区公证处）　　杨振波　84217037